Phòng công chứng là đơn vị công lập của Sở Tư pháp. Vậy thủ tục mở Phòng công chứng được pháp luật quy định như thế nào? Đọc ngay bài viết để cập nhật thủ tục này.
Thủ tục mở phòng công chứng được thực hiện như thế nào?
TÓM TẮT NỘI DUNG CHÍNH
1. Phòng công chứng là gì?
1.1 Công chứng là gì?
1.2 Phòng công chứng là gì?
2. Điều kiện để mở phòng công chứng
2.1 Chủ thể mở Phòng công chứng
2.2 Địa điểm để mở phòng công chứng
2.3 Tên gọi của Phòng công chứng
2.4 Con dấu của phòng công chứng
3. Thủ tục mở phòng công chứng
Phòng công chứng là gì? Thủ tục mở phòng công chứng được tiến hành như thế nào? Tìm hiểu điều kiện để mở phòng công chứng theo quy định pháp luật. Đừng bỏ lỡ bài viết nếu bạn đang cần tìm hiểu về phòng công chứng.
- Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 công chứng được hiểu là công việc của công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng tiến hành chứng nhận, xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.Tóm lại, công chứng là hành vi của người hành nghề công chứng xác định nội dung và hình thức của giao dịch, hợp đồng, bản dịch. Theo quy định pháp luật hiện hành thì tổ chứng hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về Phòng công chứng.
- Theo quy định tại Điều 19 Luật công chứng 2014 thì Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, được thành lập theo quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Là đơn vị có trụ sở, con dấu riêng, tài khoản riêng độc lập với Sở Tư pháp. Mục đích thành lập Phòng công chứng là hỗ trợ nhân dân, khách hàng thực hiện thủ tục công chứng phù hợp theo nhu cầu của người yêu cầu công chứng hoặc đáp ứng những hoạt động công chứng cần thiết cho giao dịch, hợp đồng của các bên.
- Tuy nhiên, không phải địa điểm nào hay chủ thể nào cũng có quyền thành lập phòng công chứng. Vì đây là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực pháp lý, đồng thời là đơn vị công lập chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nên muốn mở Phòng công chứng phải đáp ứng một số điều kiện tại mục 2.
- Theo quy định tại khoản 1, Điều 19 Luật công chứng 2014 thì Phòng công chứng được thành lập bởi Quyết định thành lập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và là đơn vị công lập trực thuộc Sở Tư pháp. Vậy nghĩa là Phòng công chứng được mở theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và hoạt động dưới sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tóm lại, chủ thể có nhu cầu hoạt động hành nghề công chứng thì có thể tiến hành thành lập văn phòng công chứng. Việc mở Phòng công chứng phải tuân thủ quy định pháp luật và do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, không thuộc thẩm quyền của chủ thể là cá nhân.
- Đối với người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng sẽ được gọi là Trưởng phòng công chứng và chủ thể này phải là công chứng viên theo quy định pháp luật. Nhưng không phải do tự đề cử hay lựa chọn mà người đại diện theo pháp luật sẽ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Khác với thủ tục thành lập văn phòng công chứng có thể thành lập văn phòng công chứng tại một địa điểm rõ ràng đáp ứng vấn đề pháp lý của trụ sở thì địa điểm để mở phòng công chứng phải đáp ứng điều kiện tại khoản 2, Điều 18 Luật công chứng 2014. Phòng công chứng chỉ được phép thành lập tại những địa bàn, địa điểm chưa có điều kiện được phát triển văn phòng công chứng. Nghĩa là Phòng công chứng chỉ được mở tại các khu vực chưa có sự tồn tại và phát triển mô hình Văn phòng công chứng. Người dân muốn thực hiện thủ tục công chứng tại địa phương gặp nhiều khó khăn vì không có cơ quan tổ chức hành nghề công chứng được hoạt động. Mục đích mở phòng công chứng là hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục công chứng, nếu văn phòng công chứng đã hoạt động thì không cần thành lập Phòng công chứng tại địa bàn đó.
- Điều kiện về tên gọi của Phòng công chứng được quy định tại khoản 3, Điều 19 Luật công chứng 2014. Tên gọi của Phòng công chứng phải bao gồm: cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi mở Phòng công chứng. Ví dụ như tại Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay có Phòng công chứng số 1 Thành phố Hồ Chí Minh (địa chỉ tại: số 97 đường Pasteur, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh); Phòng công chứng số 2 Thành phố Hồ Chí Minh (địa chỉ tại: số 94-96 đường Ngô Quyền, Phường 7, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh)...
- Theo quy định tại khoản 4, Điều 19 Luật công chứng 2014 thì con dấu của phòng sử dụng không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Thủ tục mở phòng công chứng
- Thủ tục thành lập Phòng công chứng được quy định tại Điều 20, Luật công chứng 2014. Trình tự, thủ tục mở Phòng công chứng được tiến hành như sau:
- Bước 1: Nhu cầu công chứng tại địa phương
Việc thành lập Phòng công chứng cần phải căn cứ dựa trên nhu cầu liên quan đến hoạt động công chứng tại địa phương, địa bàn cụ thể. Sở Tư pháp phối hợp với Sở kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án để thành lập Phòng công chứng tại địa phương. Đề án cần thể hiện sự cần thiết của việc thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi của phòng, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện trên thực tế.
- Bước 2: Trình đề án lên Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và ra quyết định thành lập Phòng công chứng
Sau khi xây dựng xong đề án thành lập Phòng công chứng thì trình đề án lên Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét, quyết định có cần thiết thành lập hay không. Nếu đã đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng.
- Bước 3: Sở Tư pháp đăng báo thông tin của Phòng công chứng
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương/báo địa phương nơi đặt trụ sở Phòng công chứng trong ba số liên tiếp với các nội dung như sau:
- Tên gọi, địa chỉ của Phòng công chứng;
- Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập của Phòng công chứng;
- Ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
Lưu ý: Trong trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo phù hợp với nội dung được thay đổi.
- Trên đây là một số vấn đề liên quan đến thủ tục mở phòng công chứng gửi đến quý bạn đọc để tham khảo. Nếu còn vấn đề thắc mắc, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua tổng đài miễn phí 1800 6365 để nhận được sự hỗ trợ, tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
➤ Tìm hiểu thêm về: Thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng
