Văn phòng công chứng là nơi tổ chức hoạt động hành nghề của các công chứng viên. Vậy thủ tục thành lập văn phòng công chứng được pháp luật quy định như thế nào?
Thủ tục thành lập văn phòng công chứng mới nhất
TÓM TẮT NỘI DUNG CHÍNH
1. Văn phòng công chứng là gì?
1.1 Công chứng là gì?
1.2 Văn phòng công chứng là gì?
2. Điều kiện để thành lập văn phòng công chứng.
2.1 Thành viên sáng lập và công chứng viên hoạt động tại văn phòng.
2.2 Tên gọi của văn phòng công chứng.
2.3 Trụ sở của văn phòng công chứng.
2.4 Con dấu của văn phòng công chứng.
3. Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng công chứng.
3.1 Hồ sơ cần chuẩn b.ị
3.2 Thủ tục thành lập văn phòng công chứng.
4. Hồ sơ và thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp.
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị.
4.2 Thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp.
Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các thông tin liên quan đến văn phòng công chứng, điều kiện thành lập và thủ tục thành lập văn phòng công chứng như thế nào? Đọc ngay bài viết để giải đáp được các vấn đề này.
- Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 công chứng được hiểu là công việc của công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng tiến hành chứng nhận, xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.Tóm lại, công chứng là hành vi của người hành nghề công chứng xác định nội dung và hình thức của giao dịch, hợp đồng, bản dịch.
- Theo quy định tại Điều 22 Luật công chứng 2014 thì Văn phòng công chứng là đơn vị được tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực. Theo quy định của pháp luật hiện nay Văn phòng công chứng được hoạt động theo mô hình công ty hợp danh và tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến loại hình công ty này. Tuy nhiên, văn phòng công chứng khác với mô hình công ty hợp danh ở điểm văn phòng công chứng phải có từ hai thành viên hợp danh trở lên là công chứng viên và văn phòng công chứng sẽ không có thành viên góp vốn. Đồng thời vì là loại hình tổ chức hoạt động trong lĩnh vực pháp lý nên văn phòng công chứng cần đáp ứng một số điều kiện để thành lập văn phòng công chứng tại mục 2.
Để thành lập văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện như sau:
- Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 22 Luật công chứng 2014 thì thành viên sáng lập văn phòng công chứng phải là công chứng viên theo quy định pháp luật. Đồng thời văn phòng công chứng sẽ không được có thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng bằng toàn bộ tài sản của mình phù hợp với mô hình công ty hợp danh.
- Tiêu chuẩn của công chứng viên được quy định tại Điều 8, Luật công chứng 2014, bao gồm các yêu cầu như sau:
“1. Có bằng cử nhân luật;
2. Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
3. Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
4. Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
5. Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.”
- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng yêu cầu phải là Trưởng Văn phòng công chứng (phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng) và đã hoạt động hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
- Điều kiện về cách đặt tên của văn phòng công chứng được quy định tại khoản 3, Điều 22 Luật công chứng 2014. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm: cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng/họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng đó. Việc lựa chọn tên đặt văn phòng sẽ do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
- Căn cứ theo quy định tại khoản 4, Điều 22, Luật công chứng 2014 và Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP ban hành ngày 15/3/2015 quy định chi tiết như sau:
“1. Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
2. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng…”
- Vậy, Văn phòng công chứng muốn tổ chức hoạt động được phải đảm tiêu chí yêu cầu về trụ sở theo quy định của pháp luật.
- Theo quy định tại khoản 5, Điều 22 Luật công chứng 2014 thì con dấu của văn phòng sử dụng không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập từ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
- Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng được quy định tại khoản 1, Điều 23, Luật công chứng 2014, bao gồm:
Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
Đề án thành lập văn phòng công chứng (trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện);
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật.
Trình tự thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định tại Điều 23, Luật công chứng 2014, như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
- Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn tại mục 3.1, sau khi đã đầy đủ hồ sơ. Các công chứng viên thành lập văn phòng công chứng tiến hành nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh để được xem xét, quyết định.
- Bước 2: Xem xét và quyết định thành lập văn phòng công chứng
- Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của các công chứng viên có yêu cầu, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người đề nghị thành lập được biết.
- Bước 3: Nhận quyết định cho phép thành lập/quyết định từ chối thành lập
- Sau khi đã nhận được quyết định cho phép thành lập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, người đề nghị thành lập văn phòng công chứng tiến hành làm hồ sơ thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp(trình bày tại mục 4 của bài viết). Trường hợp nhận quyết định từ chối thành lập, người đề nghị sẽ nhận được thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do bị từ chối.
- Căn cứ theo khoản 4, Điều 23 Luật công chứng 2014 thì hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp bao gồm:
Đơn đăng ký hoạt động;
Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng(nếu có).
- Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
- Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập. Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn tại mục 4.1 và nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp.
- Bước 2: Xem xét và cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Bước 3: Nhận giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
- Trường hợp được chấp thuận, nhận giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Trên đây là toàn bộ nội dung về thủ tục thành lập văn phòng công chứng mới nhất năm 2021. Nếu quý khách cần tư vấn thêm, hãy gọi đến hotline 1800 6365 để được tư vấn miễn phí.
