Bạn cần phải lưu ý gì khi thực hiện công chứng sổ hộ khẩu? Thủ tục công chứng sổ hộ khẩu thực hiện như thế nào? Hãy đọc ngay bài viết sau đây.
Hình 1. Thủ tục công chứng sổ hộ khẩu mới nhất
Sổ hộ khẩu là giấy tờ quan trọng trong việc xác định nơi thường trú của một cá nhân hay hộ gia đình. Văn bản này thường được sử dụng trong việc xác lập các giao dịch như mua bán nhà đất,... Do đó, nhu cầu thực hiện thủ tục công chứng sổ hộ khẩu ngày càng nhiều. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin pháp lý mới nhất về thủ tục công chứng sổ hộ khẩu mới nhất.
TÓM TẮT NỘI DUNG CHÍNH
1. Sổ hộ khẩu là gì?
2. Công chứng sổ hộ khẩu hay chứng thực sổ hộ khẩu?
3. Bắt buộc photo tất cả các trang khi thực hiện chứng thực sổ hộ khẩu?
4. Thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu.
4.1. Thành phần hồ sơ:
4.2. Các bước thực hiện:
5. Giá trị pháp lý của sổ hộ khẩu đã được chứng thực.
- Căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Luật Cư trú 2006 quy định đối tượng được cấp sổ hộ khẩu như sau: “Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.”.
- Như vậy, sổ hộ khẩu có thể được hiểu là một hình thức quản lý nhân khẩu của nhà nước dưới dạng văn bản được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có chức năng là xác định nơi thường trú của công dân.
- Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” .
- Khác với công chứng, chứng thực được hiểu là việc xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của hợp đồng, giao dịch, văn bản, giấy tờ, bao gồm: Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký.
- Trên cơ sở này, việc công chứng chỉ áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại. Đối với sổ hộ khẩu là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nên chỉ có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao sổ hộ khẩu từ bản chính sổ hộ khẩu (chứng thực bản sao từ bản chính). Như vậy, việc xác thực sổ hộ khẩu sẽ được thực hiện theo thủ tục chứng thực quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải sao, chụp như thế nào. Tuy nhiên căn cứ Điều 10 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định: “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.”. Như vậy, chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải sao, chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ.
- Căn cứ từ Điều 18 đến Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu như sau:
- Bản chính Sổ hộ khẩu;
- Bản sao (bản photo) Sổ hộ khẩu.
Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính Sổ hộ khẩu; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính Sổ hộ khẩu thuộc các trường hợp sau:
- Bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính Sổ hộ khẩu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Người yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trên đến một trong bốn nơi sau đây để thực hiện việc chứng thực Sổ hộ khẩu:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; hoặc
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; hoặc
- Cơ quan đại diện; hoặc
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
- Bước 2: Kiểm tra và thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu:
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính Sổ hộ khẩu thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính Sổ hộ khẩu trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
- Nếu phát hiện bản chính thuộc trường hợp: (1) Bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc (2) Bản chính Sổ hộ khẩu bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính Sổ hộ khẩu bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
- Thời hạn thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu: cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu và thực hiện chứng thực Sổ hộ khẩu trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
➤ Bài viết bạn có thể quan tâm: Hướng dẫn thủ tục công chứng sơ yếu lý lịch mới nhất.
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”. Như vậy, bản sao Sổ hộ khẩu đã được chứng thực có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính Sổ hộ khẩu trong các giao dịch.
Tuy nhiên, căn cứ vào khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2021 quy định “sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022”. Như vậy, từ ngày 01/01/2023, bản chính sổ hộ khẩu sẽ không còn giá trị sử dụng. Điều đó đồng nghĩa với việc các bản sao của Sổ hộ khẩu đã được chứng thực sẽ không còn giá trị sử dụng kể từ ngày 01/01/2023.
➤ Bài viết bạn có thể quan tâm: Giấy tờ công chứng, chứng thực có hiệu lực bao lâu?
Hình 2. Dịch vụ công chứng, chứng thực tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Thành Hưng
- Văn phòng Công chứng Nguyễn Thành Hưng với đội ngũ công chứng viên có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn sâu rộng, tận tình phục vụ sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ công chứng tại văn phòng. Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng rất vinh dự và tự hào được cung cấp cho Quý khách các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật.
- Trên đây là những thông tin pháp luật về Thủ tục công chứng sổ hộ khẩu mới nhất. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ, nắm bắt được các thông tin liên quan. Trong trường hợp Quý khách hàng còn thắc mắc về thủ tục này, hãy gọi ngay cho Văn Phòng Công chứng Nguyễn Thành Hưng qua hotline 1800 6365 để được tư vấn miễn phí.
