Các vấn đề cần biết về thủ tục công chứng chữ ký
TÓM TẮT NỘI DUNG CHÍNH
1. Công chứng chữ ký là gì?
1.1 Công chứng chữ ký là gì?
1.2 Chứng thực chữ ký là gì?
2. Công chứng chữ ký ở đâu?
2.1 Công chứng chữ ký ở đâu?
2.2 Chứng thực chữ ký ở đâu?
3. Hồ sơ và thủ tục công chứng chữ ký
3.1 Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch(có chữ ký)
3.2 Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch(có chữ ký)
3.3 Thủ tục chứng thực về chữ ký
4. Dịch vụ công chứng, chứng thực chữ ký
Công chứng, chứng thực là một trong các hoạt động xác nhận về tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu cần thiết. Đây là hai hoạt động hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện. Đối với việc cần xác nhận tính hợp pháp đúng đắn của chữ ký chủ thể có nhu cầu sẽ thực hiện công chứng hay chứng thực? Công chứng chữ ký là gì? Công chứng chữ ký được thực hiện ở đâu? Hồ sơ và thủ tục công chứng chữ ký được thực hiện như thế nào? Đọc ngay bài viết sau đây.
- Đầu tiên chúng ta cần hiểu chữ ký là gì? Pháp luật hiện hành không định nghĩa rõ ràng về chữ ký, nhưng thông qua hoạt động ký các văn bản, giấy tờ, tài liệu thì có thể hiểu chữ ký như là lời xác nhận của chủ thể nhất định đối với giao dịch, hợp đồng, giấy tờ được lập ra. Xác minh rõ ràng họ họ là người đã đọc, hiểu rõ các vấn đề liên quan đến giao dịch. Việc ký tên tại các văn bản, giấy tờ có thể xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt giao dịch cụ thể.
- Về hình thức chữ ký bình thường sẽ không có bất cứ hình thức hay ràng buộc gì về hình dạng chữ ký. Mỗi cá nhân/chữ ký đều có thể tự sáng tạo cho mình bất kỳ chữ ký nào. Nhưng đảm bảo chữ ký giữa các văn kiện giao dịch không quá khác nhau để tránh việc mất thời gian giao dịch của các bên. Trừ trường hợp chữ ký số hoặc chữ ký điện tử phải tuân thủ theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Trong một số trường hợp giao dịch, hợp đồng nhất định vẫn xảy ra hiện tượng giả chữ ký. Để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên trong một số trường hợp nhất định, pháp luật bắt buộc các bên phải thực hiện việc chứng thực chữ ký. Chữ ký chỉ là hình thức xác thực sự việc của chủ thể nhất định trong một hợp đồng, giao dịch cụ thể. Vậy về cơ bản chữ ký không chứa đựng nội dung nhất định nên khi thực hiện việc xác thực chữ ký nhà nước chỉ yêu cầu chủ thể thực hiện thủ tục chứng thực trong một số trường hợp bắt buộc. Về cơ bản hoạt động công chứng theo khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 thì Công chứng là hành vi xác thực, chứng nhận về nội dung hợp pháp của giao dịch, hợp đồng. Vậy chữ ký thuộc loại không có nội dung cụ thể vì vậy thông thường sẽ không tiến hành thực hiện công chứng chữ ký mà tiến hành chứng thực chữ ký.
- Tuy nhiên, đối với các văn bản cần thực hiện công chứng và có yêu cầu ký tên/điểm chỉ thì công chứng viên tiến hành ghi lời chứng bao gồm cả việc xác nhận chữ ký/dấu điểm chỉ trong văn bản, hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký/điểm chỉ của người tham gia thực hiện hợp đồng, giao dịch. Vậy có thể hiểu việc ký tên/điểm chỉ không tách bạch là một hoạt động riêng biệt mà là hoạt động lồng ghép khi chủ thể có yêu cầu công chứng tiến hành ký tên vào văn bản cần công chứng.
- Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch(Nghị định 23/2015/NĐ-CP) chứng thực chữ ký được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật tiến hành việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, tài liệu là chữ ký chính xác của người yêu cầu chứng thực.
- Vậy khi người có yêu cầu chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ tài liệu thì đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể và tiến hành thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 23, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015 thì người thực hiện chứng thực về chữ ký chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực, còn phần nội dung của giấy tờ, văn bản, tài liệu sẽ được chịu trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực.
- Một số giấy tờ không được yêu cầu chứng thực chữ ký nếu trong phần nội dung của văn bản, giấy tờ tài liệu đó có chứa nội dung trái với quy định của pháp luật, đạo đức và xã hội; kích động, hay phản động chống chế độ nước Việt Nam; xuyên tạc đến lịch sử Việt Nam; xúc phạm đến danh dự, nhân phẩm, uy tín của những cá nhân, tổ chức khác; vi phạm đến quyền công dân của người khác. Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo thêm các trường hợp không được phép chứng thực chữ ký tại Điều 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015.
- Căn cứ theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì việc công chứng hợp đồng giao dịch và ký tên trên văn bản cần công chứng có thể được tiến hành bởi tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng/Văn phòng công chứng; Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài trong trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật.
- Ví dụ trong trường hợp các bên thực hiện giao dịch chuyển nhượng đất thì cần lập thành hợp đồng công chứng và có chữ ký rõ ràng của các bên. Vậy các bên cần đến lập hợp đồng chuyển nhượng đất, ký tên và tiến hành công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền theo quy định.
➤ Tìm hiểu thêm về: Thủ tục công chứng chuyển nhượng đất
- Theo quy định tại Điều 3, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/02/2015 thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định cụ thể như sau:
- Đối với Phòng tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh sẽ tiến hành chứng thực chữ ký trong: các giấy tờ, văn bản, tài liệu cụ thể; trong các giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Người thực hiện chứng thực tại Phòng tư pháp là Trưởng phòng Tư pháp/Phó trưởng phòng tư pháp và có đóng dấu của Phòng tư pháp;
- Đối với Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn sẽ tiến hành chứng thực chữ ký trong: các văn bản, giấy tờ, tài liệu cụ thể(lưu ý tại cơ quan này không được phép thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch). Người thực hiện chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã là Chủ tịch/Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân và có đóng dấu của Uỷ ban nhân dân;
- Đối với cơ quan đại diện lãnh sự, đại diện ngoại giao và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài sẽ tiến hành chứng thực chữ ký trong: các giấy tờ, văn bản, tài liệu cụ thể; trong các giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Người thực hiện chứng thực tại cơ quan trên là viên chức ngoại giao/viên chức lãnh sự và đóng dấu của cơ quan đại diện tương ứng;
- Đối với công chứng viên hoạt động tại tổ chức hành nghề công chứng thì tiến hành chứng thực chữ ký giống trường hợp tại Uỷ ban nhân dân cấp xã. Chỉ thực hiện chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ, tài liệu cụ thể(lưu ý tại cơ quan này không được phép thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch).
- Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc vào nơi cư trú cụ thể của người yêu cầu.
Hồ sơ và thủ tục công chứng chữ ký
- Căn cứ theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014 thì các bên công chứng hợp đồng, giao dịch có chữ ký cần chuẩn bị:
- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu có sẵn của tổ chức hành nghề công chứng);
- Dự thảo hợp đồng/văn bản cần công chứng (có thể tự soạn hoặc đến tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn);
- Bản chính giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn thời hạn và giá trị sử dụng hoặc giấy tờ khác của các bên có yêu cầu công chứng;
- Bản chính giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của các bên(giấy đăng ký kết hôn/giấy xác nhận tình trạng độc thân);
- Sổ hộ khẩu của các bên;
- Bản chính giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng liên quan đến hợp đồng, giao dịch cần công chứng. Ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất…
- Khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch (có chữ ký) tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Thành Hưng, qúy khách hàng sẽ được Công chứng viên tư vấn và hướng dẫn tận tình về hồ sơ pháp lý để thực hiện thủ tục công chứng.
Trình tự thủ tục để tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch(có chữ ký) được tiến hành như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
- Các bên yêu cầu công chứng tiến hành chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo giấy tờ hướng dẫn theo quy định và nộp hồ sơ tại tổ chức có thẩm quyền công chứng.
- Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
- Công chứng viên tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ các bên yêu cầu công chứng đã nộp. Sau khi kiểm tra hồ sơ và nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý yêu cầu công chứng và ghi vào sổ công chứng.
- Bước 3: Soạn thảo hợp đồng/văn bản cần công chứng
- Trường hợp người yêu cầu công chứng đã chuẩn bị dự thảo hợp đồng/văn bản cần công chứng thì công chứng viên kiểm tra nội dung và hình thức của văn bản.Trường hợp trong dự thảo hợp đồng/văn bản cần công chứng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Trường hợp văn bản/hợp đồng do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng/văn bản.
- Bước 4: Ký tên
- Các bên yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho các bên cùng nghe theo đề nghị của các bên yêu cầu công chứng.
- Các bên yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng/văn bản thì ký xác nhận vào từng trang của văn bản đó. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ hồ sơ pháp lý để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký tên cụ thể vào từng trang của hợp đồng theo quy định của pháp luật.
- Bước 5: Nộp phí và nhận kết quả
- Nộp phí theo quy định cụ thể của cơ quan có thẩm quyền công chứng và nhận giấy hẹn trả kết quả. Nhận kết quả là hợp đồng/văn bản đã được công chứng theo giấy hẹn.
➤ Xem thêm về: Giấy tờ công chứng, chứng thực có hiệu lực bao lâu?
Thủ tục chứng thực về chữ ký được thực hiện theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
- Bước 1: Xuất trình giấy tờ
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình cho người chứng thực/cơ quan có thẩm quyền các giấy tờ sau đây:
- Bản chính CMND/CCCD/Hộ chiếu còn thời hạn, giá trị sử dụng;
- Giấy tờ, văn bản, tài liệu mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký.
- Bước 2: Kiểm tra giấy tờ
- Người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực có chữ ký. Nếu thấy đã đủ giấy tờ theo quy định tại bước 1. Ngoài ra còn yêu cầu về chủ người yêu cầu chứng thực tại thời điểm chứng thực phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật.
- Bước 3: Thực hiện chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Việc thực hiện chứng thực được tiến hành như sau:
- Người thực hiện chứng thực ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định pháp luật;
- Người thực hiện chứng thực ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực cụ thể.
- Đối với giấy tờ, văn bản, tài liệu có từ hai trang trở lên thì sẽ phải ghi lời chứng vào trang cuối văn bản, giấy tờ.và phải đóng dấu giáp lai.
- Bước 4: Nộp phí và nhận kết quả
- Hoàn tất thủ tục chứng thực và trả giấy tờ đã chứng thực chữ ký cho người yêu cầu.
- Văn phòng Công chứng Nguyễn Thành Hưng được thành lập theo quyết định số 675/QĐ-UBND ngày 23 tháng 2 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh và đã đi vào hoạt động theo Giấy phép Đăng ký hoạt động số 41.02.0050/TP-CC-ĐKHĐ ngày 06 tháng 4 năm 2016 của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh.
- Đội ngũ công chứng viên có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn sâu rộng, tận tình phục vụ sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ công chứng tại văn phòng. Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng rất vinh dự và tự hào được cung cấp cho Quý khách các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật.
- Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua tổng đài miễn phí 1800 6365 để nhận được sự hỗ trợ, tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất về thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký.
